Zarządzanie wirtualnymi zespołami. Spotkanie w Krakowie

17 lutego 2016 r. po raz kolejny spotkaliśmy się w ramach regularnych spotkań społeczności Let’s Manage IT. Tym razem zawitaliśmy do Krakowa, gdzie Browar Lubicz udostępnił swoje gościnne progi. Gospodarzem spotkania był Krzysztof Kozakiewicz (Conlea, Fundacja Let's Manage IT), a swoim doświadczeniem podzielili się Maciej Torbus (Ericpol) oraz Małgorzata Kusyk (Conlea, PMI Poland).

Na początek Maciej Torbus opowiedział o projekcie zarządzanym wirtualnie, którego celem było przygotowanie kompetencyjne firmy do projektów związanych z wirtualizacją i cloud’em.  Pomimo, że Maciej wspomniał o kluczowych wyzwaniach związanych z rozproszeniem, czyli komunikacji, konfliktach, zarządzania ludźmi, których nie widzimy na co dzień, to podkreślił, że w jego przypadku one nie wystąpiły. Czyżby szczęście początkującego? A może raczej świetna intuicja i szacunek do ludzi?

Maciej dał wolność zespołowi, a to krytyczne w przypadku kiedy zależy nam na zaangażowaniu. Dziś, kiedy to era wiedzy ustępuje erze kreatywności i społeczeństwa sieciowego (informacyjnego), twórczy proces pracy, w którym uczestniczy pracownik-kreator, wymaga autonomii i swobody działania. Mikrozarządzanie nie działa w wirtualnym świecie, a jego substytutem jest zaufanie. Przecież nie jesteśmy w stanie obserwować non-stop co robi każdy z członków naszego zespołu. Zaufanie to nie tylko uczciwość, spójność, czy pozytywne intencje, ale również kompetencje i dostarczanie rezultatów, dlatego tak ważny jest stały rozwój oraz ciągła informacja zwrotna. Dzisiejszy pracownik-kreator ma prawo do konstruktywnej i regularnej informacji zwrotnej. Czy wiecie, że niewielki wzrost zaufania ze strony kierownictwa działa jak 36% podwyżka? Taki sam spadek zaufania wpływa na spadek zadowolenia z pracy jak 36% obniżenie wynagrodzenia (Heliwell & Huang, 2005).

Maciej wspomniał również o podziękowaniu, nawet czasem nie zdajemy sobie sprawy ile może zdziałać zwykłe „dziękuję, dobra robota”. Kolejne elementy, które pojawiły się w prezentacji, to transparentność, jasne oczekiwania i poczucie, że zmieniamy świat. Utożsamianie się z celami projektu, wspólna wizja oraz wiara, że mój sukces jest twoim sukcesem, to niezbędne czynniki współpracy, czyli osiągnięcia pozytywnej synergii, gdzie rezultat zespołu jest większy niż suma rezultatów poszczególnych jej członków. Wspólne zrozumienie, głębia relacji oraz zaufanie to klucz do wirtualnej współpracy, a komunikacja jest tu tylko narzędziem. De facto efektywne zespoły komunikują się mniej, gdyż ich członkowie lepiej się rozumieją.

^{fot. YouTube}

Po praktycznym wstępie Macieja swoimi doświadczeniami podzieliła się autorka tego artykułu, czyli Małgorzata Kusyk. Ponad 10 lat doświadczeń zarówno jako członek oraz lider globalnych zespołów wirtualnych pozwoliło mi zrozumieć, że zespoły rozproszone i stacjonarne są jak przysłowiowe jabłka i pomarańcze, podobne kształtem, kolorem, wielkością, ale jakże różne smakiem. Aby nimi zarządzać jak i w nich funkcjonować, kompetencje wirtualne są tak samo potrzebne jak eksperckie. Co mam na myśli przez kompetencje wirtualne? Świadomość wyzwań i umiejętność radzenia sobie z nimi. Wyzwania zespołów rozproszonych podzielić można na dwie kategorie, dane, czyli czas, dystans i technologia oraz stworzone przez zespół, czyli kultura, zaufanie i przywództwo. Technologia jest tylko jednym małym puzzlem całej tej układanki i jest mniej ważna niż wypracowane przez zespół techniki interakcji, takie jak komunikacja, normy grupowe, odpowiedni styl i struktura przywództwa, regularne spotkania on-line, czy okazyjne spotkania rzeczywiste.

Dziś organizacja to nie mury biurowca, ale ludzie i ich emocjonalny związek i zaangażowanie. Pamiętajmy, że w świecie wirtualnym bardzo łatwo o izolację. Jak więc zbudować silne relacje skoro nie widzimy się na co dzień? Nie wypijemy wspólnej kawy w kuchni, nie spotkamy się w windzie, czy nie zjemy razem lunchu w pobliskiej restauracji. Natomiast możemy zaplanować nasze rytuały, np. raz w tygodniu wspólną kawę, czy lunch z wykorzystaniem technologii video-konferencji. Polecam też tworzenie i publikowanie indywidualnych map, czy wywiadów dotyczących naszego życia prywatnego oraz zainteresowań . Quizy, symbole, wspólne historie, to świetny sposób na zbudowanie tożsamości zespołu i wzmocnienie więzi. Jeśli nie możemy pojechać do kraju, z którego pochodzą nasi współpracownicy, to odwiedźmy restaurację serwującą dania z tego regionu, przeczytajmy książkę na temat jego kultury, czy zwyczajów, a pomoże nam to zrozumieć inny punkt widzenia. Zbudowanie relacji i zaufania wymaga planu i jego realizacji, nie zdarzy się ad hoc jak w przypadku zespołów funkcjonujących w tej samej lokalizacji. Krótko mówiąc, praca w zespole rozproszonym wymaga od jego liderów i członków więcej struktury, szczególnie na początku współpracy.

Od czego więc zacząć? Jak stworzyć i utrzymać wirtualny zespół sukcesu? Poniżej kilka wskazówek.

Etap 1. Przed uruchomieniem. Tworzenie wirtualnego zespołu

• Odpowiedni rozmiar, im mniej tym lepiej (6-7 osób)
• Kompetentni liderzy wirtualni
• Wirtualne i techniczne kompetencje
• Odpowiednio dobrane rozwiązania technologiczne
• Jasność dotycząca mierzenia i nagradzania rezultatów

Etap 2. Uruchomienie: Kick off (spotkanie inicjujące)

• Stwórz poczucie sensu
• Wyjaśnij cele i role w zespole
• Zdefiniuj normy / zasady działania
• Zdefiniuj działania rozwojowe
• Wyjaśnij styl współpracy
• Zróbcie coś razem

Etap 3. Po uruchomieniu. Monitorowanie i ocena efektywności zespołu

• System monitorowania procesu, w tym efektywności współpracy, podejmowania decyzji, rozwiązywania konfliktów
• Informacja zwrotna od interesariuszy
• Monitorowanie, ocena i poprawa komunikacji

Na koniec jeden z uczestników szepnął mi do ucha: „Szacunek do ludzi, proszę to powtarzać”, więc powtarzam. A tak konkretniej, skuteczna, otwarta komunikacja, transparentność, zaufanie, świętowanie sukcesów, ciągła informacja zwrotna, stawianie wyzwań i angażowanie oraz umacnianie (ang. empowerment) wszystkich członków zespołu, stały rozwój i uczenie się to kluczowe czynniki sukcesu wirtualnej współpracy.

Małgorzata Kusyk

PS. W spotkaniu nie mógł uczestniczyć Kamil Nagaj (IBM). Będzie naszym gościem na kolejnym wydarzeniu.

Fotorelacja ze spotkania:

[gallery link="file" columns="6" ids="547,548,549,550,551,552,553,554,555,556,557,558,559,560,561,562,563,564,565,566,567,568,569,570,571,572,573,574"]