Jak Manager IT powinien przygotować się na wyzwania 2021 roku?

Rok 2020 był rokiem prawdziwych liderów. Sprawnie komunikujący się, odważni managerowie ufający swoim zespołom potrafili szybko zaadaptować się do zmian, jakie wywołała pandemia COVID-19. Do pierwszego Let’s Manage IT Live w 2021 zaprosiliśmy 9 managerów, którzy wskazali jak Manager IT powinien przygotować się na nowe wyzwania w roku 2021. 

Wstępne wyniki “Badania transformacji roli IT Managera”, które prowadzimy wśród zarządzających zespołami IT w Polsce, pokazują, że zdecydowana większość managerów postrzega siebie i swoją rolę w organizacji jako liderów kształtujących zachowania ludźmi.

Na taką odpowiedź wskazała ponad połowa biorących udział w badaniu. Ta charakterystyka dała o sobie znać szczególnie silnie w 2020 roku, kiedy zdecydowana większość z nas musiała się szybko odnaleźć w nowej, wymagającej rzeczywistości. Ten “ludzki” aspekt zarządzania IT pojawił się w większości prezentacji gości Let’s Manage IT Live #14.

 

Rozwijaj swój zespoł tak, byś pracował z najlepszymi

Eliza Stasińska, CTO w centrum usług wspólnych mBank S.A., mówiąc o lekcjach, jakie wyciągnęła z 2020, podkreśliła, że po sprawnym przejściu na model pracy zdalnej, podstawą efektywnego funkcjonowania była otwarta i częsta komunikacja. Managerowie nie tylko wyznaczali i weryfikowali realizację celów, ale przede wszystkim otwarcie mówili swoim zespołom o wizji i strategii jej realizacji. Intensywniejsza niż dotychczas komunikacja to odpowiedź na brak typowych biurowych spotkaniach przy kawie, wymiany informacji i zdobywania wiedzy przez kontakt z innymi. Ważnym aspektem, na który zwróciła uwagę Eliza jest to, że według badań Deloitte, już ok. 25% managerów i 21% personelu IT nie ma wykształcenia technicznego. To sprawia, że do zatrudniania ludzi trzeba według podejść z otwartą głową, a z zespołem komunikować się tak, żeby skupiać wokół siebie najlepszych i ich rozwijać, niezależnie od tego, jaki mają background.

Określ cel i granice odpowiedzialności zespołów 

Rolę dobrze wyznaczonego i zakomunikowanego celu podkreślał też Piotr Hołownia, Innovation Tribe Lead w T-Mobile. Opowiedział o sytuacji w swojej organizacji, która od końca 2019 roku pracuje w metodyce Agile. Kolokowane zespoły dostały dużo swobody w organizacji pracy i przejęły odpowiedzialność za dostarczanie jej efektów. Ten model udało się sprawnie przenieść “do domu” i pracować zdalnie. Jednak po pewnym czasie managerowie zauważyli wkradający się chaos. Zaburzona komunikacja spowodowała, że pomimo znajomości zasad i sposobów pracy, nie wszyscy widzieli jasno wyznaczony cel. Tu niezbędna okazała się interwencja managerów, którzy więcej czasu zaczęli poświęcać na zweryfikowanie tego, jaki jest cel, oraz czy wszyscy go tak samo rozumieją i wiedzą, jakie KPI określają stopień jego realizacji. Na to zwróciła też uwagę Eliza, mówiąc, że

Procesy zarządcze, które powodują, że coś działa kiedy my tego nie popychamy są kluczowe. Nawet jeżeli ma się to w głowie, to trzeba poświęcić dużo więcej czasu i energii na zakomunikowanie tego.

Ważne według Piotra było też dobre określenie granic tego, na co zespoły mają wpływ. Ten aspekt jest istotny w kontekście oddania odpowiedzialności w ich ręce (empowerment). Piotr stwierdził, że “empowered teams” działają dobrze, kiedy znają i rozumieją cel, na który pracują i wiedzą jakie zasady panują na boisku. 

Pozbądź się swoich przyzwyczajeń 

Sam moment przejścia na pracę zdalną był dużą lekcją dla wielu managerów. Joanna Kosowska, Dyrektor Departamentu Zarządzania Procesami i Usługami w Banku BNP Paribas, jeszcze przed wybuchem pandemii rozmawiała z zespołami service desk i monitoringu IT, za które odpowiada, o stopniowym wdrażaniu pracy spoza biura. Planowali dać taką możliwość pojedynczym osobom przez 1-2 dni w tygodniu. Lockdown spowodował, że tę zmianę musieli wprowadzić dla wszystkich w ciągu tygodnia. I udało się. Asia wyciągnęła z tego kluczową lekcję, którą zawarła w pytaniu

Jak prowadzilibyśmy projekty, gdybyśmy się nie bali? Na ile nieuzasadniony strach wpływa na Twoje decyzje? 

Zwróciła uwagę, że często strach przed podjęciem ryzyka ogranicza w nieuzasadniony sposób to, jak działamy. Opisała przykład zmiany procesu change management od początkowego freeze’u narzuconego przez grupę w marcu po wdrożenie o 20% większej ilości zmian na koniec 2020 w stosunku do 2019 roku. Dwoma narzędziami, które pomogły osiągnąć taki wynik były “pytania covidowe” czyli powtarzalny proces analizy wpływu pandemii na każdą zmianę oraz wprowadzenie “change advisory board”, czyli radę składającą się z dyrektorów, którzy analizowali najtrudniejsze, wieloaspektowe zmiany.

Istotna była współpraca z biznesem. Pandemia zmieniła sposób funkcjonowania bankowości i przekierowała aktywność klientów do kanałów zdalnych. Bank musiał za tymi zmianami nadążyć, a IT musiało je umożliwić. Na ten aspekt wskazywała również Eliza, podkreślając, że managerowie IT muszą bardziej niż kiedykolwiek rozumieć i potrafić odpowiadać na potrzeby biznesu. Kolejną umiejętnością, na którą Asia zwróciła uwagę, jest zdolność do “oduczania” się i pozbywania się, często ograniczających, przyzwyczajeń. Takie podejście umożliwia według niej szybsze przystosowanie do nowych okoliczności i ułatwia współpracę.

Pierwszą tercję spotkania zakończyła krótka dyskusja o tym, jaki model pracy przewidują nasi goście. Większość zgodziła się, że niezależnie od ograniczeń pandemicznych, model pracy hybrydowej stanie się normą i organizacje muszą nauczyć się go efektywnie wykorzystywać. W tym procesie dużą rolę będzie odgrywało wzajemne zaufanie między liderami i ich zespołami.

Planuj pracę na podstawie predykcji dobrze skalibrowanych KPI

Drugą serię prezentacji otworzył kolejny, po Elizie i Joasi, finalista IT Manager of Tomorrow Awards, Robert Radziejewski, Team Lead w obszarze IT Governance w Allegro Group. Opowiedział jak on i zespoły, za które odpowiada, organizacyjnie dopasowały się do pracy zdalnej. Stwierdził, że pomimo braku ważnych elementów firmowego życia, jakim są rozmowy przy kawie, praca w dobrze zorganizowanych warunkach w domu okazała się bardziej efektywna. Według Roberta, żeby tak było, ważne są 3 obszary:

• planowanie, które w Allegro jest oparte na metodyce Objectives and Key Results (OKR)
• sposoby pomiaru realizacji celów, czyli dobrze dobrane KPI
• zachowanie spokoju.
  
  

OKR były dla zespołów Roberta podstawą sprawnego reagowania na zmiany i uniknięcia organizacyjnych “lagów”. Dobrze skalibrowane KPI pozwalają precyzyjnie określić, gdzie zespół się znajduje. W tym zakresie cenną lekcją, którą wyciągnął Robert było stosowanie predykcji KPI i planowanie pracy na ich podstawie. Natomiast spokój pozwala zachować częsta i transparentna komunikacja oraz wzajemne zrozumienie. Robert zwrócił też uwagę na to, że przez ostatnie 10 miesięcy w jego przypadku życie prywatne wymieszało się z pracą w znacznym stopniu i według niego tak właśnie będzie wyglądała przyszłość i powinniśmy się do tego dostosować.

Nie bój się emocji, bądź empatyczny dla zespołu 

Ania Sroka, założycielka The Female Entreprise, która wystąpiła na konferencji IT Manager of Tomorrow w Gdyni, przywołała uniwersalną zasadę, zgodnie z którą lider powinien inspirować swoich ludzi własnym działaniem. Posłużyła się przykładem rozwoju. Świadomy manager powinien nieustannie szlifować swój warsztat, po to, żeby w momencie kryzysu mieć pod ręką sprawdzone narzędzia, a nie dopiero zaczynać ich poszukiwania. Takim podejściem powinien też inspirować ludzi, z którymi pracuje. To wpłynie korzystnie na ich samoświadomość i samodzielność. Drugą lekcją według Ani jest wzrost znaczenia empatii.

Liderzy powinni uczyć się okazywać emocje i reagować na emocje, które są nam pokazywane. To wymagające zadanie w sytuacji pracy zdalnej, ale to nie powinno dla nas stanowić wymówki. Drogą do osiągnięcia tego celu jest przywoływana już wcześniej otwarta komunikacja. Ania rekomendowała poświęcenie swoim ludziom czasu i po prostu podniesienie słuchawki, żeby z nimi porozmawiać.

Musisz być zawsze gotowy na zmiany 

Kolejną osobą, która stwierdziła, że otwarta komunikacja jest podstawą wszystkiego, a przede wszystkim sprawnego działania organizacji w czasie zmiany, był Paweł Leżański, CTO Axel Springer. Pokazując na slajdzie pustą polną drogę niedaleko Krakowa, na którą wyjeżdżał, żeby odbywać telekonferencje, Paweł podkreślił, że motywacja i profesjonalizm nie zadziałają, jeżeli u podstaw nie ma szczerej komunikacji. Manager może ją stosować po prostu dzwoniąc do ludzi ze swojego zespołu, żeby z nimi pogadać, a nie po to, żeby rozliczyć realizację zadań czy uzyskać status projektu. W przeciwieństwie do Roberta, Paweł stwierdził, że jest zwolennikiem rozdzielenia pracy i życia prywatnego i stosowania rytuałów wyznaczających rytm dnia.

Mówiąc o współpracy z zespołem, Paweł wskazał na jeszcze dwa elementy:

• otaczanie się ludźmi z kategorii “Whynotters” i unikanie “Yesbutters” i “Notnowwers”
• lidera pozbawiony ego (zgodnie z podejściem, o którym w swojej książce i wystąpieniu na TEDx mówi Bob Davids).

Trzecią lekcją dla Pawła po 2020 jest stwierdzenie “nigdy nie mów nigdy” i konstatacja, że na okoliczności wywołujące zmainę trzeba być zawsze gotowym. Jak to ujął, “nabita dubeltówka musi zawsze wisieć na ścianie”.

Pracuj tak, jakby wszystko zależało od Ciebie

Gaweł Mikołajczak, Head of Security Operations w TietoEVRY, dzieląc się swoimi lekcjami wyniesionymi z 2020 roku wrócił do stwierdzenia, którego użył podczas prezentacji w finale konkursu IT Manager of Tomorrow Awards - jeżeli organizacja chce osiągnąć sukces, to zatrudni managera z Polski. Według Gawła, naszą cechą jest to, że potrafimy osiągać więcej, bo nie wiemy, co jest niemożliwe. To w połączeniu z prognozowanym ożywieniem gospodarczym w formie litery K (k-shaped recovery), w którym branże związane z digitalizacją będą się rozwijały szybciej od innych, może dawać managerom IT poczucie komfortu.

Umiejętnością, która według Gawła umożliwi osiąganie sukcesów w 2021 jest zdolność do adaptacji do zmieniających się warunków. Innymi ważnymi kompetencjami, wynikającymi z szybko zmieniających się warunków, będą krytyczne myślenie, zdolność do zdobywania i przetwarzania informacji, a nie ich zapamiętywania. Swoje wystąpienie Gaweł zakończył stwierdzeniem, żebyśmy “modlili się tak, jakby wszystko zależało od Stwórcy, a pracowali tak, jakby wszystko zależało od nas”.

Korzystaj tylko z niezawodnych rozwiązań

Występujący po Gawle Łukasz Wierciński, Head of Technology Center w Roche, zaczął humorystycznie, stwierdzając m.in. że dzięki pracy z domu może przynajmniej częściowo zrealizować marzenie z młodości i chodzić do pracy w dresach. Odnosząc się na poważnie do sytuacji managerów potwierdził słowa Gawła i podkreślił rolę umiejętności adaptacji do zmieniających się warunków w sprawnym zarządzaniu organizacją. Drugą lekcją Łukasza było to, że niezawodność jest krytyczna dla budowania zaufania w pracy zdalnej.

Wykonanie serii stress testów i analiz stabilności systemów doprowadziła do sytuacji, w której w pewnym momencie kolejne raporty w tym zakresie przestały być potrzebne, bo decydenci w organizacji, dzięki niezawodności systemów, poczuli komfort umożliwiający zaufanie. Kolejnym elementem, łączącym się z zaufaniem, jest wyrozumiałość. Rok 2020, według Łukasza, pokazał, że powinniśmy być wyrozumiali dla siebie i innych, bo nie można powiedzieć, że już jesteśmy w sytuacji “new normal”.

Wykorzystaj potencjał

Z zamykającą spotkanie prezentacją wystąpił Marcin Grzegory, Zastępca Dyrektora Invest in Pomerania, partnera spotkań Let’s Manage IT Live. Mówił o zmieniającej się strukturze inwestycji w Województwie Pomorskim i zwrócił uwagę, że pomimo braku możliwości fizycznego spotykania się z inwestorami, region pomorski rozpoczął więcej rozmów o nowych inicjatywach biznesowych niż kiedykolwiek wcześniej.Podkreślił, że wiele z planowanych inwestycji jest z obszaru IT, a firmy planujące uruchomienie operacji nad Bałtykiem mają dostęp do wielu udogodnień, atrakcyjnych także dla pracowników. Jedną z nim jest pakiet relokacyjny dla pracowników firm IT, w ramach którego samorząd dopłaca do 10 tys. zł do kosztów przeprowadzki pracownika.

Podsumowaniem spotkania była krótka, zainicjowana przez Krzyśka Kozakiewicza, dyskusja o przyszłości korporacyjnego sektora IT w świetle zmieniającego się charakteru inwestycji i tektonicznej zmiany wywołanej przez pandemię. Nasi goście zgodzili się, że wydarzenia roku 2020 przyspieszyły działania w zakresie transformacji cyfrowej w wielu organizacjach. Z tego względu perspektywy na przyszłość są pozytywne, chociaż trudno jest przewidzieć, jak praca będzie wyglądała w najbliższych latach. Tym, co pozwoli nam się na przyszłość przygotować są z pewnością te elementy, na które zwracali uwagę nasi goście - komunikacja, umiejętność adaptacji, odwaga, gotowość na zmiany i prawdziwe przywództwo.

Jak Managerowie IT ocenili rok 2020 i jakie wyzwania czekają ich w roku 2021? 
Zapisz się na listę zainteresowanych raportem już dziś!