Efekt synergii między działami HR i IT w hybrydowym świecie

Wraz z rozwojem technologii i zmianami na rynku pracy, coraz więcej firm decyduje się na wprowadzenie pracy hybrydowej, czyli połączenia pracy stacjonarnej z pracą zdalną. Taka forma pracy wymaga jednak od przedsiębiorstw odpowiedniej infrastruktury oraz efektywnej komunikacji i koordynacji między różnymi działami. W tym kontekście szczególnie ważna jest współpraca między działami HR i IT, które muszą ze sobą współdziałać w celu zapewnienia płynnego funkcjonowania firmy i zadowolenia pracowników. O tym jakie korzyści mogą czerpać od siebie wzajemnie działy: HR oraz IT, podczas konferencji IT Workplace of Tomorrow opowiedziały: Izabela Gęsicka, Director, Established Products& Support, R&D Tech @ GSK, Małgorzata Kapral, International HR Director @ Fujitsu oraz Tina Sobocińska, Founder & HR Strategic Advisor @ HR4future. Rozmowę poprowadziła Dominika Kotuła-Gibas. 

Wsparcie nowych technologii

Współczesne technologie dają wiele możliwości, które pozwalają na utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania pracowników, nawet jeśli pracują zdalnie i nie mają bezpośredniego kontaktu ze swoim przełożonym. 

Izabela Gęsicka, Director, Established Products& Support

Od łącznie 10 lat nie mam lokalnego menedżera, czyli mój bezpośredni przełożony jest gdzieś w świecie. Zespoły, z którymi bezpośrednio ja pracuję, też po tym świecie są rozsiane. W branży IT czy Tech zespoły bardzo często z zasady są globalne. Coraz rzadziej pracujemy lokalnie, biurko w biurko. Przed pandemią mieliśmy jednak większe osadzenie fizyczne w biurze. Nawet jeżeli moje koleżanki czy koledzy z zespołu byli po drugiej stronie półkuli, to jednak zawsze miałam kogoś w biurze z kim mogłam iść na kawę, porozmawiać, czy wziąć udział w lokalnych inicjatywach. Pandemia wyraźnie to wszystko zmieniła. 

W GSK dostrzegamy potrzebę osadzenia i poczucia wspólnoty. W czasie pandemii podjęliśmy bardzo dużo działań związanych z wellbeing pracowników. Mamy wirtualne kawy, spotkania, ale również poranną jogę, która okazało się niezwykle angażująca. Moim zdaniem wszyscy bardzo czekaliśmy na moment, kiedy wyjedziemy z trybu online i spotkamy się face to face. W październiku ubiegłego roku po kilku miesiąc współpracy udało mi się odwiedzić mój zespołach w Indiach. Ta jedna wizyta bardzo dużo nam dała. Mimo, że wcześniej dobrze się dogadywaliśmy, dowoziliśmy zadania, to ten czas spędzony razem wzniósł naszą współpracę na wyższy poziom. 

Małgorzata Kapral, International HR Director @ Fujitsu

Firmy (szczególnie te z branży IT) wyposażyły nas w wiele narzędzi do współpracy i komunikacji. Zainstalowanie ich to jedno, ale prawdziwym wyzwaniem jest zaktywizowanie ludzi, aby ich używali. Każda organizacja musi przejść przez proces adaptacji do nowych narzędzi. Spopularyzowanie ich, ale też efektywne korzystanie przez zespół, to jedno ze współczesnych wyzwań. 

Tina Sobocińska, Founder & HR Strategic Advisor @ HR4future

Widzę w technologii bardzo dużą szansę. Wcześniej mieliśmy raczej podejście do kaskadowania informacji i to zajmowało czas. Teraz możemy bardzo szybko zebrać pytania od pracowników. Widzę że liderzy bardzo chętnie przygotowują prezentacje które są poprzedzone zebraniem pytań, dzięki czemu wystąpienia są lepiej targetowane, pojawia się mniej pytań. Chociażby dlatego technologie są bardzo wspierają. Natomiast jestem zwolenniczką teorii „less is more”. Z technologiami trzeba się zapoznawać, ale też dobrze zastanowić jak jakie chcemy wykorzystywać, upraszczać naszą rzeczywistość i starać się czasami wprowadzać nowe innowacyjne rozwiązania, ale niekiedy po prostu wrócić do podstaw i ułożyć sobie na przykład standardy spotkań na nowo.

Do czego IT potrzebuje działu HR?

Branża IT stanowi nieodłączny element funkcjonowania większości przedsiębiorstw. Firmy z tej branży skupiają się na projektowaniu, tworzeniu oraz wdrażaniu rozwiązań technologicznych, które umożliwiają rozwój biznesowy oraz poprawę efektywności pracy. W tym kontekście ważnym elementem działania każdej firmy IT jest odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi, co wymaga istnienia działu HR. 

Izabela Gęsicka, Director, Established Products& Support

Bardzo pomocną rzecz którą dostajemy od szeroko pojętych HR–ów jest taka propozycja tego co działa na poziomie globalnym. My jako menedżerowie jesteśmy troszeczkę ograniczeni do naszych zespołów i nieco zamknięci. Oczywiście możemy rozmawiać z naszymi pracownikami o tym czego potrzebują, co działa, natomiast czasem możemy nie potrafić wyjść ponad poziom naszego zespołu. Działy HR-y służą nam trochę jako taki łącznik pomiędzy i różnymi organizacjami i różnymi zespołami.

Małgorzata Kapral, International HR Director @ Fujitsu

Dział HR jest po to, aby wysłuchać potrzeb IT. Nie po to, aby tworzyć projekt odgórnie, tylko po to żeby być dla ludzi. W Fujitsu zwiększyliśmy częstotliwość badania zadowolenia pracowników. Przez takie działania chcemy pokazać naszym pracownikom, że naprawdę bardzo nam zależy na tym jak się czują Zachęcamy też managerów, żeby narzędzia które dostarczamy jako HR, wykorzystywali nawet poza cyklicznymi badaniami.  

Nie możemy postawić sobie też bardzo górnolotnych celów, które będziemy realizowali przez następne 5 lat, bo to już nie działa. Pracownicy mają potrzeby tu i teraz, a my jesteśmy po to, żeby ich wysłuchać i odpowiednio szybko zaadresować ich potrzeby. 

Zachęcam do badań i nie bania się takich feedbacku. Oczywiście nie na wszystko jesteśmy w stanie odpowiedzieć od ręki. Nie zaadresujemy od tak wyzwań w postaci inflacji czy wzrostu wynagrodzenia. Nie jesteśmy w stanie ubezpieczyć chociażby rosnącego zapotrzebowania na pracowników w takim tempie jakbyśmy chcieli. Natomiast mamy na to pomysły, mamy rozwiązania i tym się trzeba dzielić z pracownikami otwarcie. 

Tina Sobocińska, Founder & HR Strategic Advisor @ HR4future

Wszystkie firmy obecnie w mniejszym lub większym stopniu przechodzą ogromne transformacje cyfrowe. To w czym HR może wesprzeć IT to pomoc w przeprowadzeniu zmiany. Mówiąc o zmianie mam na myśli kulturę organizacji, wsparcie w upskliingu i reskillingu –  nie tylko zespołów IT, ale całej organizacji. Warto, aby działy HR i IT ściśle współpracowały przy budowaniu business case, kiedy przekonujemy sponsorów do zainwestowania w technologie, które mają dać naszym pracownikom lepsze warunki pracy, lepsze doświadczenie, lepszy Digital Employee Experience, którego zwłaszcza zespoły technologiczne, bardzo oczekują. Kolejna rzecz, w obrębie której możemy współpracować to Wielka Rezygnacja. W Polsce oznacza ona rotacje, częste zmiany. Szczególnie łatwo dostrzec to w zespołach technologicznych, ponieważ w tej branży rynek jest konkurencyjny. W tym kontekście możemy tworzyć wspólne rozwiązania, przyciągać i zatrzymywać talenty w zespołach.

Jak przekonać biznes, aby wspierał inicjatywy HR?

Tina Sobocińska, Founder & HR Strategic Advisor @ HR4future

Byłam sponsorką dużych transformacji cyfrowych w organizacjach, które wprowadzały rozwiązania chmurowe. Przy tak kosztownych wdrożeniach, konieczny jest business case, w którym używamy różnych argumentów. Od kalkulacji kosztów inwestycji, po różne korzyści, które finansowane i niefinansowe. Wspólnie z zespołem IT jednej z firm, zbudowaliśmy taki business case od początku. Wspólnie z szefem działu IT wybieraliśmy partnera wdrożeniowego. Całą drogę od początki projektu, po ostatnie lesson learned dział HR przeszedł z działem IT. Mogę śmiało powiedzieć, że stworzyliśmy dream team, który się uzupełniał kompetencyjnie i pod kątem codziennego wsparcia. Przekonując sponsorów do zainwestowania w projekt, warto wykorzystać efekt synergii zespołów IT i HR. 

Dominika Kotuła-Gibas

W branży technologicznej opieramy się głównie na twardych danych i liczbach. Wiemy dokładnie co się opłaca, ponieważ są na to dowody. To co HR może wziąć z tego jako lekcję, to właśnie analogicznie mówienie do biznesu liczbami, konkretami. Mówmy jako HR o liczbach, wartościach, o tym jaka będzie korzyść związana z wdrożenia danego rozwiązania.