Wróć do wszystkich wpisów

8 min czytania

8 sposobów na promocję zespołu wewnątrz firmy

Paweł Banaszak

Post image

Czy kiedyś ktoś z firmy zapytał cię czym właściwie zajmuje się twój zespół? A czy zdarzyło ci się bronić budżetu zespołu, bo osoby decydujące o jego wielkości nie znały wartości, jaką dostarczacie? A może osoby z twojego zespołu odeszły do innych zespołów? Jeżeli odpowiedziałeś "TAK" na którekolwiek z tych pytań, to znaczy, że twój zespół może mieć problem z widocznością i reputacją w organizacji. Z tego wpisu dowiesz się, co doświadczeni managerowie IT rekomendują w takiej sytuacji.

Symptomy

Wiesz, że twój zespół dowozi doskonałe wyniki. KPI teamu i jego poszczególnych członków są na odpowiednim poziomie. Robicie dobrą robotę, ale jednak coś jest nie tak. Najczęściej pojawiającym się symptomem niskiego poziomu reputacji zespołu w organizacji jest pytanie "Co wy tam właściwie robicie?". Istotne jest kto zadaje to pytanie. Jeżeli słyszysz je od innych managerów (szczególnie działów biznesowych) lub od osób stojących wyżej w hierarchii, to jest czerwona flaga, której nie możesz ignorować.

Innym objawem, na który zwrócili uwagę managerowie IT, których zapytaliśmy o zdanie na platformie Let's Manage IT Online, jest konieczność bronienia budżetu. Zespołom, których dokonania są znane w organizacji i które potrafią pokazać, jak dokładają się do sukcesu firmy, łatwiej jest uzyskać dodatkowe budżety na premie czy podwyżki.

Zdarza się też, że w zespole o słabej reputacji trudniej jest utrzymać pracowników. To może być efekt wpływu silniejszej reputacji innego zespołu albo decyzji przełożonych, którzy nie wiedząc, co robi zespół ingerują w jego zasoby.

Te i podobne symptomy często można zaobserwować w przypadku zespołów świadczących usługi wsparcia i pracujących głównie dla klientów wewnętrznych.

Po co pracować nad reputacją zespołu w organizacji? Według Tomka Ciuły, managera IT w Comarch, reputacja daje zespołowi i jego managerowi spokój, który z kolei daje możliwość skupiania się pracowników na wykonywanych zadaniach. Pozwala uniknąć ciągłego odpowiadania na pytania o sens istnienia i realizowane zadania. Ułatwia też pozyskiwanie niezbędnych budżetów.

Jeżeli zauważasz te symptomy w odniesieniu do swojego zespołu, nie ma czasu do stracenia. Warto zacząć działać już teraz, ponieważ na efekty trzeba będzie zapracować i będzie to wysiłek zespołowy.

Ustalcie, jak mówicie o tym, co robicie

Zrób prosty test - poproś członków swojego zespołu, żeby w 1-2 zdaniach opisali to, czym się zajmujecie. Najlepiej zrób to indywidualnie, żeby uniknąć myślenia grupowego. Porównaj odpowiedzi. Kluczem do sukcesu jest, żeby to, jak mówicie o swojej pracy, było spójne i zrozumiałe dla innych. Nawet jeżeli wszyscy odpowiadacie podobnie, to jeszcze nie znaczy, że wasi odbiorcy rozumieją wasz przekaz. Warto poświęcić godzinne spotkanie zespołu na zdefiniowanie waszego "purpose statement", ustalić, jak będziecie go używać, a potem przetestować je "na ludziach".

W trakcie spotkania wykonajcie te 3 kroki:

#1 Opiszcie, czym się zajmujecie jako zespół

Zapiszcie w kilku zdaniach, co jako zespół dostarczacie. Skoncentrujcie się na tym, co zajmuje 70-80% waszego czasu. Następnie wyeliminujcie żargon i słowa, których osoby nietechniczne mogą nie zrozumieć. W przypadku helpdesku taki opis mógłby brzmieć "obsługujemy zgłoszenia dotyczące awarii sprzętu".

#2 Dla kogo to, co robicie, ma znaczenie?

Żeby ustalić, kim są wasi najistotniejsi stakeholderzy, zastanówcie się, kto bez waszej pracy może najwięcej stracić. Czy działacie na rzecz wewnętrznych czy zewnętrznych klientów? Z kim macie najczęściej do czynienia?

#3 Dlaczego robicie to, co robicie?

Zadajcie sobie pytanie "Jaki wpływ na wartość dla klienta końcowego ma produkt/usługa, które dostarczamy?". Dzięki temu będziecie mogli pokazać, jak to, co robicie wiąże się z wartością, którą dostarcza organizacja. Trzymając się przykładu helpdesku taki "purpose statement" mógłby brzmieć: Obsługujemy zgłoszenia dotyczące awarii sprzętu pracowników działu sprzedaży, żeby mogli bez zakłóceń finalizować transakcje z klientami.

Warto, żebyś ty jako manager zadbał o jeszcze jeden ważny krok. Postaraj się dodać wymiar finansowy waszej pracy wyrażony konkretnymi oszczędnościami lub wygenerowanymi przychodami. Tymi liczbami podziel się z zespołem i wytłumacz dlaczego są istotne.

W trakcie spotkania zróbcie burzę mózgów i wypiszcie sytuacje, w których możecie wykorzystać wasz "purpose statement". Możecie na przykład dodać go do szablonu waszych prezentacji wewnętrznych, zastosować w opisie zespołu w intranecie albo nawet umieścić na ścianie przestrzeni, w której pracujecie.

Jak podnieść widoczność zespołu?

Zapytaliśmy managerów skupionych w społeczności Let's Manage IT o rekomendowane przez nich działania służące wewnętrznej promocji zespołów. Oto 8 sposobów, które stosują.

#1 Zorganizuj regularne otwarte spotkania typu hyde park, na których każdy chętny może opowiedzieć nad czym pracuje (radzi Tomek Ciuła, Comarch)

Takie spotkania to dobra okazja do wymiany doświadczeń i ćwiczenia m.in. wystąpień publicznych. Zachęcaj do aktywnego udziału w nich ludzi ze swojego zespołu i wspieraj ich dzieląc się swoim doświadczeniem.

#2 Zadbaj o to, żeby inni managerowie znali wartość tego, co dostarczacie (radzi Karolina Bąk, Manager IT w obszarze BI)

Jako manager powinieneś opisywać efekty pracy twojego zespołu w kategoriach istotnych dla innych managerów w organizacji i wykazać wkład, jaki wnosicie do ich wyników. To zwiększa szansę na to, że kiedy będą je prezentowali, powiedzą o waszej pracy.

#3 Dzielcie się wiedzą i doświadczeniem na zewnątrz organizacji

Każde wystąpienie na konferencji albo meet-up'ie to okazja do wzmocnienia reputacji. Zachęcaj swoich ludzi do angażowania się w user grupy, wydarzenia organizacji branżowych czy konferencje. Po takim wydarzeniu podzielcie się relacją w firmie. Robiąc to starajcie się dostarczyć wartość, np. opisując rynkowe nowości albo case'y i przy okazji dodajcie informacje o swojej prezentacji.

#4 Dzielcie się wiedzą i sukcesami w mediach społecznościowych

Popularność LinkedIn nie słabnie. Zachęcaj swoich współpracowników do udostępniania tam informacji o waszych dokonaniach. Użytkownicy tego serwisu chętniej niż na innych platformach docenią wasze sukcesy. Publikując informacje trzymacie się zasady, żeby każdy wpis dawał wartość odbiorcy. Dlatego na przykład pisząc o zrealizowanym projekcie dajcie przy okazji konkretną radę, którą inni będą mogli wykorzystać w swojej pracy.

#5 Regularnie dostarczajcie wsad do firmowych publikacji (radzi Tomek Ciuła, Comarch)

Osoby odpowiedzialne za wewnętrzne publikacje docenią to, że dostarczasz im informacje przygotowane do publikacji. Ustal, jaką formę powinien mieć wsad do newslettera albo innej wewnętrznej komunikacji. Im łatwiej będzie skorzystać z waszej treści, tym większe są szanse na to, że zostanie wykorzystana. O waszej pracy starajcie się opowiadać w formie historii, a nie suchego zestawienia faktów.

#6 Daj się poznać ludziom odpowiedzialnym za PR i Employer Branding (radzi Paweł Banaszak, Let's Manage IT)

Ludzi od PR i EB cechuje ciągły głód informacji, które mogą wykorzystać do budowania reputacji firmy. Manager, który regularnie dostarcza im informacji o interesujących projektach i ludziach, którzy je realizują jest na wagę złota. Umów się na kawę z osobą na swoim poziomie w dziale PR i opowiedz nad czym pracuje twój zespół i dla kogo to może być interesujące. Zapytaj jakie informacje będą wartościowe dla ludzi od komunikacji. Informacja o waszych sukcesach, która dotrze do ludzi w organizacji z zewnątrz będzie warta o wiele więcej niż cokolwiek dostarczonego kanałami wewnętrznymi.

#7 Stwórzcie swoją przestrzeń w intranecie

Sharepoint i inne narzędzia intranetowe oferują możliwości tworzenia wewnętrznych witryn, które nadają się doskonale do prezentowania dokonań zespołu. Warto to wykorzystać. Jeżeli zdecydujecie się skorzystać z takiego narzędzia, to jako zespół umówcie się, kto będzie dbał o zamieszczanie aktualnych informacji. Nie powinna to być odpowiedzialność wszystkich albo tylko jednej osoby. Ty jako manager możesz wykonać pierwsze kroki, żeby dać przykład, ale docelowo w to działanie powinno być zaanażowanych kilka osób. Kierujcie się tą samą zasadą, co w przypadku innych działań - starajcie się dostarczać wartość swoim odbiorcom.

#8 Zorganizujcie event i dajcie możliwość "spróbowania" waszej pracy

Zastanówcie się, jak w atrakcyjny i zrozumiały dla ludzi z zewnątrz sposób pokazać pracę waszego zespołu i wartość, jaką dostarczacie. Przykład: proces wytwarzania, testownia i deploymentu można pokazać na przykładzie robienia świeżych soków. Zaproście ludzi na świeże soki w porze lunchu i przygotowując je dla nich opowiedźcie co robicie, na czym polegają poszczególne role i co dostarczacie. Celem takiego działania powinno być umożliwienie budowania relacji między twoim zespołem a ludźmi z innych obszarów organizacji i przyciągnięcie ich uwagi.

Innym sposobem jest zorganizowanie "dnia otwartego", podczas którego każdy wasz gość będzie mógł "spróbować" na czym polega wasza praca. Jeżeli to, co robicie, jest mocno techniczne, postarajcie się opowiedzieć o poszczególnych etapach w formie historii. Przy okazji możecie nauczyć waszych gości czegoś praktycznego, co może im się przydać w życiu. Na przykład pracownicy helpdesku mogą przy okazji takiej wizyty uczyć skutecznego zadawania pytań albo precyzyjnego opisywania problemów zgodnie z metodyką Kepner-Tregoe.

Angażuj zespół!

Manager sam nie zbuduje wizerunku zespołu. Realizacja wszystkich pomysłów opisanych wyżej mogłaby spokojnie zająć lwią część etatu jednej osoby. Dlatego twoją rolą jako lidera powinno być inicjowanie działań, zachęcanie do udziału w nich innych osób z zespołu i dawanie przykładu. Zaangażowanie w budowę wizerunku zespołu możesz uwzględnić w ocenie pracowników jako element bonusowy. Zachęcaj też ludzi do dzielenia się pomysłami i przykładami podpatrzonymi gdzie indziej.

Podsumowanie

Podstawą reputacji zespołu jest dobrze wykonana praca i wyniki. Pudrowanie kiepskich wyników intensywną komunikacją długofalowo nie będzie skuteczne. Jednak dobra praca nie zawsze broni się sama. Praca nad widocznością i wizerunkiem zespołu to gra drużynowa, w której manager jest kapitanem doceniającym wsad pozostałych zawodników. Warto w organizacji szukać sprzymierzeńców, którzy mogą pomóc w realizacji konkretnych pomysłów albo mogą być nośnikami informacji. A wśród osób na podobnych stanowiskach warto wymieniać się doświadczeniami i pytać o rozwiązania, które się sprawdzają. Jedno jest pewne - jeżeli o budowaniu wizerunku zaczniesz myśleć w momencie nadejścia kryzysy, będzie już za późno. Zacznij działać teraz.

Kategorie: przywództwo Polecane